Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 17.06.2024/Pykälä 160

Kaupunginhallitus 17.06.2024 § 160  

506/03.04/2024  

Valmistelija Hallintopäällikkö Hanna-Maria Grandell, puh. 050 473 9910

 etunimi.sukunimi@parainen.fi

 Hallintokantelu kokouskäytäntöjä ja julkisuutta koskevassa asiassa

Aluehallintovirastoon on saapunut 6.5.2024 ------------- hallintokantelu, jossa on moitittu Paraisten kaupungin toimintaa kokouskäytäntöjä ja julkisuutta koskevassa asiassa. Hallintolain 34 § mukaan asianosaiselle on ennen asian ratkaisemista varattava tilaisuus lausua mielipiteensä asiasta sekä antaa selityksensä sellaisista vaatimuksista ja selvityksistä, jotka saattavat vaikuttaa asian ratkaisuun. Lausunto on pyydetty toimittamaan Aluehallintavirastoon 1.8.2024 mennessä.

Aluehallintovirasto on varannut Paraisten kaupungille mahdollisuuden antaa ennen asian ratkaisemista kirjallisen selityksen ja selvityksen hallintokantelussa mainituista seikoista. Aluehallintovirasto pyytää Paraisten kaupunkia varaamaan kantelussa mainituille virkamiehille mahdollisuuden tulla kuulluiksi asiassa.

Asian selvittämiseksi aluehallintovirasto pyytää Paraisten kaupunkia antamaan selvityksensä ja selityksensä kantelussa mainituista seikoista, josta tulee ilmetä ainakin:

• tietopyyntöihin ja tiedusteluihin vastaaminen

• salassapidon perusteet

• kokouskäytännöt

• palkkioiden maksaminen

• muut kantelussa mainitut seikat

Kanteluun liittyvä tapahtumaketju

----------- (kantelija) on lähettänyt tiedustelun kaupungin kirjaamoon koskien kaupunginhallituksen ja johtoryhmän yhteistä iltakoulua, joka pidettiin 20.2.2024.

------------- tietopyyntö tuli kaupungin kirjaamoon ensimmäisen kerran 23.2.2024. Hän lähetti asiasta ensimmäisen muistutuksen 21.3.2024 ja toisen muistutuksen vielä 1.4.2024.

Kantelija pyysi saada tietoonsa kaupunginhallituksen ja johtoryhmän 20.2.2024 yhteisesti pitämän iltakoulun osalta seuraavat asiat:

1)      Kokouskutsu

2)      Muistio tilaisuudesta

3)      Mitä kokouspalkkioita ja matkalaskuja on maksettu ja millä perusteella

4)      Miltä pohjalta on maksettu ruoka ja tilavuokra

Kantelijalle vastattiin kaupungin kirjaamon kautta 3.4.2024 seuraavasti:

Kokouspalkkiot on maksettu kaupungin voimassa olevan hallintosäännön mukaisesti.

Iltakoulussa on tarjottu iltapalaa, joka on maksettu kaupunginhallituksen menokohdalta.

Tilavuokra on maksettu myös kaupunginhallituksen menokohdalta.

Läsnä ovat olleet kaupunginhallituksen jäsenet, puheenjohtajisto ja kaupungin johtoryhmä.

Virallista julkista muistiota/pöytäkirjaa ei olla laadittu.

Tämän jälkeen kantelija on 10.4.2024 pyytänyt kaupungilta virallista muistiota kokouksesta sekä pyytänyt perusteita kokouspalkkioiden maksattamisen perusteista. Hän on myös pyytänyt tarkempia perusteita hallintosäännön tulkitsemisesta koskien kokouspalkkiota.

Kaupungin kirjaamon kautta on vastattu kantelijalle 11.4.2024. Kaupunki on pitäytynyt aiemmassa vastauksessa. Kantelijalle on lähetetty iltakoulun kutsu/agenda tiedoksi.

Iltakoulun agenda on ollut seuraava:

-          Työrauha-mitä teemme yhdessä

-          Ehdotus parantaa kommunikaatiota

-          Kuinka voimme juuri nyt (Työterveyslaitos ja Mehiläinen)

-          Ajatukset ennen kuin uusi kaupunginjohtaja aloittaa

Kantelijalle vastattiin samalla, että kaupunki pitää iltakouluja erinäisten teemojen ympärillä. Tässä tapauksessa kyse oli enemmälti informatiivisesta keskustelutilaisuudesta, jossa tehtiin omia muistiinpanoja. Näitä ei tulkittu virallisiksi julkisiksi asiakirjoiksi.

Voimassa olevan hallintosäännön 190 § mukaan toimielimen seminaareihin, koulutuksiin ja infoihin kutsuttuna osallistuvalle luottamushenkilölle maksetaan 70 euron suuruinen palkkio.

Vastaavasti kantelijalle vastattiin, että julkisuuslain 24 § mukaan vapaamuotoiset muistiinpanot, joita henkilöt tilaisuudessa tekivät, eivät ole viranomaisen asiakirjoja.

Kantelijan pyydettiin myös ilmoittavan, mikäli hän haluaa valituskelpoisen hallintopäätöksen asiassa.

Tämän jälkeen 11.4. kantelija on pyytänyt selvitystä hallintosäännöstä, joka oli voimassa 20.2.2024. Sen lisäksi hän on pyytänyt selvitystä siitä, miksi puheenjohtaja ei ole toiminut kokouksen koollekutsujana, ja viittaa samassa yhteydessä siihen, että hallintosäännön mukaisesti puheenjohtajan tulisi olla allekirjoittajana kokouskutsussa. Hän kysyy myös kokouspalkkioiden ja mahdollisten matkalaskujen perusteita, koska kutsun allekirjoittajana ei ole kaupunginhallituksen puheenjohtaja. Kantelija on tulkinnut tilaisuuden viralliseksi kokoukseksi.

Edelleen 18.4. kantelija on lähestynyt kaupunkia uudestaan. Hän kyseenalaistaa sen, minkä hallintosäännön mukaisesti palkkio tilaisuudesta maksetaan. Kantelijan tulkinnan mukaan palkkiot olisi pitänyt maksaa 1.1.2023 voimaan tulleen hallintosäännön mukaisesti, eikä suinkaan myöhemmin eli 19.3.2024 voimaan tuleen hallintosäännön mukaan.

Kaupunki vastasi kantelijalle seuraavan kerran 24.4. Kaupunki kertoi pitäytyvänsä pitkälti aiemmassa vastauksessa. Kantelijalle oli jo aikaisemmin lähetetty agenda iltakoulua koskien. Vastauksessa kerrottiin myös, että aiemminkin on järjestetty vastaavia iltakouluja, joissa asioista keskustellaan ei-virallisesti.

Kaupunki vastasi myös, että kaupunki pitää luottamushenkilöille iltakouluja erilaisten teemojen ympärillä. Kyseisessä 20.2.2024 pidetyssä tilaisuudessa oli kyse keskustelutilaisuudesta, jossa henkilöt tekivät omia muistiinpanoja. Näitä ei ole tulkittu virallisiksi asiakirjoiksi eikä tilaisuudesta ole tehty virallista muistiota/pöytäkirjaa, joka olisi diarioitu kaupungin asiahallintaohjelmaan.

Kaupungin johtoryhmä yhdessä vt. kaupunginjohtajan kanssa oli ehdottanut iltakoulun 20.2.2024 agendaa. Kokouspalkkiot tullaan maksamaan, mutta matkalaskuja ei ole tilaisuuteen liittyen laitettu maksuun.

Kantelijalle on tarjottu mahdollisuutta tulla keskustelemaan häntä askarruttavista asioista hallintopäällikön kanssa.

Kantelijan kritiikkiin koskien elinvoimavaliokuntaa ja sieltä laadittuja muistioita on pyydetty ottamaan yhteyttä elinvoimapäällikkö -----------------.

Kantelijalle toimitettiin tässä yhteydessä hänen pyynnöstään sekä aiempi hallintosääntö (1.1.2023 voimaan) että uudempi nykyinen hallintosääntö (19.3.2024 voimaan).

Kantelija on kirjelmöinyt edelleen kaupungille 24.4.2024. Hän haluaa palkkiot perittäväksi takaisin, koska ei näe niille olevan perusteita. Hän on samalla päivämäärällä pyytänyt tietoa siitä, kuinka paljon on ollut kokouksia, joista ei ole laadittu julkista muistiota, ja paljonko on kokouksia, joista puheenjohtaja ei ole koollekutsujana, sekä kertonut aikeistaan valittaa asiasta Aviin.

Kaupunki on vastannut kantelijalle 8.5.2024. Kaupunki on kertonut maksavansa kokouspalkkiot neljä kertaa vuodessa. Palkkiot perustuvat dokumentteihin, jotka sihteeri toimittaa palkanlaskentaan. Palkkioiden maksussa noudatetaan voimassa olevaa hallintosääntöä. Kaupungilla ei ole erillistä palkkiosääntöä, kuten joissakin suuremmissa kaupungeissa. Pääperiaatteena on tehdä kokouksesta muistio, joka toimitetaan palkanlaskentaan. Tässä tapauksessa virallista muistiota ei ollut, tämän selvitimme jo aiemmassa viestissä.

Kantelijalle on selvitetty, että suurin osa kokouksista on perinteisiä valtuuston, kaupunginhallituksen, lautakuntien, valiokunnan tai jaostojen kokouksia. Säännöllisesti pidetään myös iltakouluja hallitukselle, valtuustoseminaareja ja infotilaisuuksia. Näistä maksetaan kokouspalkkiot niiden dokumenttien mukaan, jotka sihteeri toimittaa palkanlaskentaan. Matkalaskut maksetaan kokouksessa kiertävän listan mukaan, osallistujat merkitsevät siihen nimensä ja kilometrinsä.

Yleisesti ottaen puheenjohtaja kutsuu kokoukset koolle. Tässä tapauksessa kutsun oli laatinut vt. kaupunginjohtaja yhdessä silloisen johtoryhmän kanssa. Kutsu kierrätettiin puheenjohtajan kautta ja hän hyväksyi sen omalta osaltaan. Tämän jälkeen hallintopäällikkö (samaan aikaan vt. kaupunginjohtajana) toimitti kutsun eteenpäin.

Kokouspalkkioiden maksussa on seurattu hallintosääntöä, joka tuli voimaan 19.3.2024, vaikka iltakoulu pidettiin aiemmin (20.2.2024).

Hallintosäännön 200 § mukaan hallintosääntö tuli voimaan valtuuston päätöksellä 19.3.2024 ja samaan aikaan kumottiin aikaisempi hallintosääntö. Tässä ei noudateta siirtymäsäännöstä.

Kantelija tiedusteli edelleen kaupungilta 8.5.2024, paljonko on ollut vastaavia ei-virallisia kokouksia. Hän on edelleen peräänkuuluttanut tulkintaa, minkä mukaan palkkiot maksetaan. Hän kysyy myös, miksi nyt on laadittu/toimitettu julkinen muistio, kun aikaisemmin oli ilmoitettu, että kyseessä on ei-julkinen asiakirja.

Kantelija kirjelmöi edelleen 19.5. ja pyysi selvitystä ei-julkisesta muistiosta ja pyytää muistiota luettavakseen sekä pyytää tietoa siitä, mitkä muut kokoukset on pidetty eikä niistä ole tehty muistiota.

Kaupunki on lähettänyt kantelijalle 23.5. muistion tilaisuudesta 20.2.2024, tiedot osallistujista ja tiedot tilaisuudesta maksetuista palkkioista.

Vastaavasti 29.5. lähetettiin vastaus kaupungilta, jossa todettiin, että palkkiot maksetaan voimassa olevan hallintosäännön mukaan. Tämä koskee sekä iltakouluja että seminaareja. Vastauksessa todettiin myös, että lisäselvitykset liitetään hallintokanteluun, jonka hän on toimittanut 6.5.2024.

Viranhaltijan vastine

Kantelun kohteena olevalle viranhaltijalle on varattava mahdollisuus antaa kirjallinen vastine tehdyn kantelun johdosta. Viranhaltija on antanut vastineensa.

Vastine on liitteenä.

Muuta asiaan liittyen

Tarkennuksena kantelijalle annettuun vastaukseen todettakoon, että kyseisen 20.2.2024 pidetyn iltakoulun palkkiot menivät maksuun 15.5. ja tällöin noudatettiin 19.3.2024 voimaan tullutta hallintosääntöä eikä sitä hallintosääntöä, joka oli voimassa vielä kyseisen iltakoulun aikaan. Palkkiot siis maksetaan sen hallintosäännön mukaan, joka on voimassa maksatuksen hetkellä. Asia oli tarkistettu myös Kuntaliiton juristilta ja kaupungin tulkinta ja kaupungin näkemys asiassa on nähty oikeaksi.

Kantelija oli kirjelmöinyt asiaan liittyen myös tarkastuslautakunnalle, joten asia on käsitelty myös siinä instanssissa. Kaupunki on tulkinnut iltakoulusta tehdyt muistiinpanot julkisuuslain 24 § mukaisesti ei-julkisiksi. Palkkiot on maksettu tämän epävirallisen muistiinpanokoosteen ja osallistujalistan mukaisesti. Tarkastuslautakunta ei lausunnossaan ottanut kantaa siihen, ovatko kokouksesta tehdyt muistiinpanot julkisia vai eivät, mutta tarkastuslautakunta antoi ohjausta siihen, että tilaisuudesta tulee olla muistio, joka on julkinen. Hallintopäällikkö on sittemmin laatinut julkisen muistion asiasta. Tämä on toimitettu myös kantelijalle.

Kantelija on viitannut kanteluasiassa myös kaupunginhallituksen puheenjohtajan Facebookiin tehtyyn päivitykseen, jossa kerrottiin, että tilaisuudesta laaditaan virallinen muistio. Tämä päivitys ei ole ohjannut kaupungin toimintaa, vaan tässä tapauksessa kaupunginhallituksen puheenjohtaja on toiminut yksityishenkilönä.

Liite ------------- hallintokantelu

 Aluehallintoviraston lausuntopyyntö

Oheismateriaali  Tarkastuslautakunnan lausunto, ote pöytäkirjasta

 Viranhaltijan vastine

 Muistio 20.2.2024

Esittelijä Kaupunginjohtaja Tom Simola, puh. 050 558 2270

 etunimi.sukunimi@parainen.fi

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää
1) antaa aluehallintovirastoon tulleeseen hallintokanteluun edellä perusteluosassa olevan selvityksen ja viranhaltijalta asiassa saadun selvityksen
2) tarkastaa ja hyväksyä pöytäkirjan tämän asian osalta välittömästi kokouksessa
3) antaa valtuudet tarvittaessa täydentää Aville menevää lausuntoa vielä määräajan puitteissa 1.8.2024 mennessä.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.

Päätös tarkastettiin välittömästi.

Jakelu Aluehallintovirasto

 __________________