Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 13.06.2022/Pykälä 187

Kaupunginhallitus 09.05.2022 § 127 

Valmistelija Hallintopäällikkö Hanna-Maria Grandell, puh. 050 473 9910

 etunimi.sukunimi@parainen.fi

Paraisten kaupungin organisaatiouudistus on tullut ajankohtaiseksi vuoden 2023 alusta voimaan tulevan hyvinvointialueuudistuksen vuoksi. Sosiaali- ja terveystoimen sekä pelastustoimen siirtyminen hyvinvointialueelle vuonna 2023 lähes puolittaa kaupungin organisaation. Isona muutoksena voidaan mainita myös TE-palvelujen siirtäminen kuntien vastuulle vuonna 2024. Vastaavasti kaupunginvaltuusto on äskettäin hyväksynyt kaupungin uuden strategian, joka toimii luonnollisesti pohjana myös tälle kehittämistyölle.

Kaupunginhallitus on kokouksessaan 17.1.2022 § 17 päättänyt nimetä tätä työtä valmistelemaan organisaatio- ja hallintosääntötyöryhmän. Työryhmä on kokoontunut tähän mennessä neljä kertaa ja edennyt työssään siihen vaiheeseen, että on saatu valittua viranhaltijaorganisaatiota koskeva luonnosmalli, jota edelleen jatkojalostetaan/tarkennetaan valmistelun edetessä.

On huomionarvoista, että kaupungin tehtävät ja taloudelliset toimintaedellytykset muuttuvat ensi vuoden alussa. Kaupungin hyvinvointitehtävä sekä elinvoiman edistämisen rooli korostuvat, ja samalla konserniohjauksen merkitys kasvaa. Uusi organisaatio vastaa myös uuden, vastahyväksytyn kaupunkistrategian tarpeisiin.

Uudistuksella on tarkoitus mahdollistaa asiakaslähtöisemmät palvelut, sujuva työ sekä talouden, hallinnon ja henkilöasioiden sujuva hoitaminen. Keskiössä on myös tiedolla johtaminen, hankinta-asioiden keskittäminen, asiakaspalvelupisteiden kehittäminen, tiivis yhteistyö kolmannen sektorin kanssa sekä saaristoasioihin panostaminen. Myös kaupungin viestintä- ja markkinointiasiat, veto- ja pitovoima, asukasluvun saaminen kasvuun ovat olleet vahvasti esillä uudistusta toteutettaessa, samoin liikenteelliset olosuhteet saariston erityispiirteet huomioiden. On huomionarvoista myös se, että kotouttamisen, työllisyyspalveluiden sekä varautumisen ja valmiussuunnittelun kaltaisiin toimintoihin tullaan tarvitsemaan jatkossa viranhaltijoita.

Organisaatiotyöryhmän näkemys uudesta viranhaltijaorganisaatiosta perustuu asukas edellä -ajatteluun. Keskiössä on asukkaiden palveleminen mahdollisimman joustavasti ja nopeasti. Vastaavasti toimialojen määrä on pyritty supistamaan kolmeen. Tähän on syynä erityisesti sosiaali- ja terveystoimen ison henkilöstömäärän ja budjetin siirtyminen hyvinvointialueelle.

Ehdotettu malli huomioi kuntien elinvoiman korostumisen ja konserniohjauksen tarpeen lisääntymisen. Malli mahdollistaa myös kaupungin kasvun ja palveluiden järjestämisvastuun kokoamisen järkevällä tavalla organisaatioon. Poliittisten ryhmien näkemys valittavasta mallista on hyvin yhtenäinen. Työnimenä uusille muodostettaville toimialoille on tässä vaiheessa "fostran och bildning", "livskraft och välmående" sekä "förvaltning och stödtjänster". Mallista käytetään työnimeä 3 B. Tämä organisaatio- ja hallintosääntöryhmän ehdottama malli perusteluosineen on esityslistan oheismateriaalina.

Organisaatioluonnoksen taustaksi on käyty keskusteluja laajasti kaupungin johtoryhmässä ja asiasta on pyydetty myös työntekijöiden näkemyksiä sähköpostitse. Henkilöstöä on tiedotettu koko valmistelun ajan aktiivisesti ja vuorovaikutteisesti. Asia on pääteemana myös valtuustoseminaarissa 10.5.-11.5.2022 Utössä.

Nyt käsittelyssä olevassa organisaatioluonnoksessa on kuvattu uuden organisaation luottamuselimet sekä viranhaltijaorganisaatio toimialojen tasolla. Yksityiskohtaisempi rakenne on tarkoitus suunnitella/valmistella kevään 2022 aikana. Tavoiteaikatauluna on hyväksyä organisaatiokaavio ja johtamisjärjestelmä 13.6.2022 kaupunginhallituksessa ja 20.6.2022 valtuustossa.

Luottamushenkilöorganisaation tulee vastata viranhaltijaorganisaatiota. Tässä vaiheessa on keskustelussa joko perinteinen lautakuntamalli tai valiokuntamalli. Organisaatioryhmä on saanut valmistelun kuluessa esittelyn sekä Sipoon että Kempeleen valiokuntamallista. Luottamushenkilöorganisaation osalta valmistelutyö jatkuu kevään aikana.

Tälle kehittämis- ja muutostyölle on runsaasti toiveita ja tavoitteita eikä kaikkia tahtotiloja ole mahdollista saavuttaa, vaan kompromisseja joudutaan aina tekemään. Valittua mallia voidaan joutua jatkossakin jalostamaan tehtävien, taloudellisten mahdollisuuksien ja lainsäädännön kehittymisen myötä.

Henkilöstön tiedottamiseen on kiinnitetty prosessissa erityistä huomiota. Laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa edellyttää yhteistoiminnassa käsiteltävän sellaiset asiat, jotka koskevat henkilöstön asemaa merkittävästi vaikuttavia muutoksia työn organisoinnissa. Laajakantoiset tai henkilöstöä yleisesti koskevat asiat käsitellään yhteistoimintaelimessä.

Toukokuun aikana organisaatiouudistustyötä jatketaan suunnitellusti. Kaupunginhallitus jatkaa uudistuksen käsittelyä toukokuussa, ja valtuuston on tarkoitus päättää uuden organisaation päälinjauksista touko-kesäkuussa. Vastaavasti hallintosääntötyö on jo työn alla ja sen valmistelua esitellään hallituksen iltakoulussa 6.6.2022. Hallintosäännön valmistelu on aikaa ja tarkkuutta vaativa prosessi. Tietyt osiot on mahdollista ottaa valmisteluun vasta kun organisaatiorakenne ja johtamisjärjestelmä on hyväksytty. Lopullisesti hallintosääntö tulee hyväksyttäväksi syksyllä 2022.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Patrik Nygrén, puh. 040 511 4383

 etunimi.sukunimi@parainen.fi

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää

1) todeta, että työryhmä aikoo käyttää jatkovalmistelun pohjana organisaatio- ja hallintosääntötyöryhmän esittämää 3 B -mallia

2) merkitä tiedoksi organisaatiomuutosta koskevan tilannekatsauksen kaupunginjohtajan alustuksen perusteella

3) evästää valmistelua siten, että tarvittavat päätökset asiasta saadaan aikaan suunnitellusti kesäkuun kokouksissa

4) todeta, että talousarvion valmistelu ja hallintosääntötyö kulkevat rinnakkain organisaatiouudistuksen kanssa.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.

 __________________

Kaupunginhallitus 13.06.2022 § 187  

1486/00.01.01/2021  

Valmistelija Hallintopäällikkö Hanna-Maria Grandell, puh. 050 473 9910

 etunimi.sukunimi@parainen.fi

Kaupungin viranhaltija- ja toimielinorganisaatiomallia on valmisteltu edellisen käsittelyn jälkeen. Organisaatio- ja hallintosääntötyöryhmä on kokoontunut lukuisia kertoja ja päässyt yhteisymmärrykseen sekä viranhaltijapuolen organisaatiorakenteesta että luottamushenkilöitä koskevasta toimielinrakenteesta.

Organisaatio- ja hallintosääntötyöhmän asiaan liittyvät muistiot ovat esityslistan oheismateriaalina.

Kaupungin uuden organisaation toimielimet

Kaupungin hallintosäännössä määritellään kaupunkiorganisaation perusrakenne, toimielimien ja viranhaltijoiden tehtävät sekä vastuut ja organisaation päätöksentekoon liittyvät asiat. Organisaatiomuutoksen yhteydessä kaupungin hallintosääntö muokataan uuden organisaatiomallin mukaiseksi vastaamaan uuden organisaation tehtävän sekä vastuiden jakautumista kaupungin eri toimialoilla.

Kaupungin lakisääteisten tehtävien muuttuessa uusien hyvinvointialueiden muodostuessa tulee myös kaupungin organisaatiorakennetta muuttaa. Muutoksen tavoitteena on, että tuleva Paraisten kaupungin organisaatiorakenne vastaa jatkossa parhaalla mahdollisella tavalla niiden tehtävien ja toimintojen järjestämiseen, jotka kaupungille tulevat jäämään 1.1.2023 lukien.

Toimielimien tehtävät ja vastuut määritellään kaupungin hallintosäännössä. Hallintosäännön uudistaminen on aloitettu ja se tuodaan hyväksyttäväksi syyskaudella 2022 kaupunginhallituksen kautta kaupunginvaltuustoon. Asiaa esiteltiin kaupunginhallituksen iltakoulussa 6.6.2022.

Kaupungin uuteen organisaatioon tulisi kuulumaan kaupunginvaltuuston lisäksi kaupunginhallitus, tekninen lautakunta, rakennus- ja ympäristölautakunta, kasvatus- ja koulutuslautakunta (joka jakautuu ruotsinkieliseen ja suomenkieliseen jaostoon) sekä saaristolautakunta. Valiokuntamallin osalta otetaan kokeiluun elinvoimavaliokunta. Syksyn aikana hahmottuu tarkemmin, onko kyseinen toimielin päätöksiä tekevä vai ns. valmisteleva toimielin suhteessa kaupunginhallitukselle vietäviin asioihin.

Kaupungin tehtävien muuttuessa merkittävästi on tällä muutoksella vaikutusta erityisesti lautakuntien vastuulla oleviin tehtäviin. Nykyisen sosiaali- ja terveyslautakunnan vastuulla olevista tehtävistä suurin osa siirtyy hyvinvointialueen vastuulle. Lautakunnan tehtävistä kaupungin vastuulle jäävät muutoksen jälkeen kotoutumista koskevat tehtävät, hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen, ehkäisevä päihdetyö ja tartuntatautien ehkäiseminen. Muutoksen valmistelun yhteydessä on huomioitu myös työllisyys- ja elinkeinopalveluiden järjestämistä koskeva muutos, jonka on tarkoitus astua voimaan vuoden 2024 aikana.

Kaikkien luottamustoimitoimielinten paikkaluku sekä toimielinten tulevat tehtävät ja vastuut määritellään kaupungin tulevassa hallintosäännössä, jonka valmistelu on parhaillaan käynnissä.

Kaupungin organisaation kuuluvat toimielimet:

Kaupunginvaltuusto

• Kaupunginvaltuustolle kuuluvat tehtävät ja vastuut määritellään kaupungin hallintosäännössä.
• Nykyisiin tehtäviin tai vastuisiin ei esitetä merkittäviä muutoksia.
• Kaupunginvaltuuston jäsenmäärä X.

• Kaupunginhallitukselle kuuluvat tehtävät ja vastuut määritellään kaupungin hallintosäännössä. 
• Kaupunginhallituksen jäsenmäärä X.

• Valiokunnalle kuuluvat tehtävät ja vastuut määritellään kaupungin hallintosäännössä. 
• Valiokunnan jäsenmäärä X.

Saaristolautakunta

• Tarkemmat vastuut ja tehtävät määritellään kaupungin tulevassa hallintosäännössä.
• Saaristolautakunnan jäsenmäärä X.

Tekninen lautakunta

• Tarkemmat vastuut ja tehtävät määritellään kaupungin tulevassa hallintosäännössä.
• Teknisen lautakunnan jäsenmäärä X.

Rakennus- ja ympäristölautakunta

• Tarkemmat vastuut ja tehtävät määritellään kaupungin tulevassa hallintosäännössä.
• Rakennus- ja ympäristölautakunnan jäsenmäärä X.

Kasvatus- ja koulutuslautakunta

• Tarkemmat vastuut ja tehtävät määritellään kaupungin tulevassa hallintosäännössä.
• Kasvatus- ja koulutuslautakunnan jäsenmäärä X.
• Kaksi jaostoa
  • Ruotsinkielinen jaosto
    • Tarkemmat vastuut ja tehtävät määritellään kaupungin hallintosäännössä.
    • Ruotsinkielisen jaoston jäsenmäärä X jäsentä.
  • Suomenkielinen jaosto
    • Tarkemmat vastuut ja tehtävät määritellään kaupungin hallintosäännössä.
    • Suomenkielisen jaoston jäsenmäärä X jäsentä.

Tarkastuslautakunta

• Tarkastuslautakunnalle kuuluvat tehtävät määritellään kaupungin hallintosäännössä.
• Tehtäviin ja vastuisiin ei muutoksia.
• Jäsenmäärä X jäsentä.

• Keskusvaalilautakunnalle kuuluvat tehtävät määritellään kaupungin hallintosäännössä.
• Tehtäviin ja vastuisiin ei muutoksia.
• Jäsenmäärä X jäsentä.

 Vaikuttajatoimielimet

   Nuorisovaltuusto

   Vanhus- ja vammaisneuvosto

Kaupunginhallituksen asettaman työryhmän valmisteleman esityksen lähtökohtana on toteuttaa nykyistä viranhaltijaorganisaatiota koskevat muutokset niiltä osin kuin sosiaali- ja terveyspalveluita koskeva valtakunnallinen muutos edellyttää. Valmistelun yhteydessä on arvioitu myös nykyisen viranhaltijaorganisaation toimivuutta ja sen perusteella esitetään melko huomattaviakin muutoksia suhteessa nykytilanteeseen.

Uusi ehdotettava viranhaltijaorganisaatio on esityslistan liitteessä 1.

Muutoksen vaikutukset henkilöstöön ja talouteen

Paraisten alueen sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestämisvastuu siirtyy vuoden 2023 alusta alkaen Varsinais-Suomen hyvinvointialueelle. Muutoksen yhteydessä kaupungin nykyisistä työntekijöistä siirtyy 378 vakituista työntekijää hyvinvointialueelle. Muutoksen jälkeen kaupungin henkilöstömäärä tulee olemaan noin 493 vakituista työntekijää.

Hyvinvointialueelle siirtymisen yhteydessä käyttötalousmenoissa, verotuloissa ja valtionosuuksissa tapahtuu myös suuria muutoksia. Näiden osalta valmistelu jatkuu syksyn 2022 kuluessa.

Organisaatiomuutoksen toteuttaminen

Valtakunnallinen sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestämistä koskeva muutos tulee voimaan tammikuun alusta 2023 alkaen. Tämän jälkeen kuntien vastuulla olevat sosiaali- ja terveyspalvelut siirtyvät uuden lain mukaisesti hyvinvointialueiden järjestettäväksi. Palveluiden järjestämisvastuun myötä sosiaali- ja terveyspalveluiden koko henkilöstö tulee siirtymään viimeistään vuoden 2023 alkuun mennessä hyvinvointialueen organisaatioon.

Kaupungin viranhaltijoita koskeva organisaatiomuutos on perusteltua toteuttaa vuoden 2022 aikana niin, että se voi astua voimaan vuoden 2023 alusta alkaen. Muutos edellyttää myös kaupungin hallintosääntöä koskevan muutoksen toteuttamisen ja hyväksymisen vielä kuluvan vuoden aikana.

Kaupungin toimielimiä koskeva muutos on järkevää toteuttaa samassa tahdissa viranhaltijaorganisaation uudistamisen kanssa. Kaupungin lautakuntarakenteeseen esitettävät muutokset on hyvä toteuttaa 1.1.2023 lukien.

Viranhaltijapuolen muodostamiseen liittyen tarvittavat yhteistoimintamenettelyt on jo käynnistetty. Vastaavasti uuden organisaation myötä tarvittavat virat perustetaan aikanaan kaupunginhallituksen päätöksellä. Mahdollisia virkojen lakkauttamisia käsitellään samassa yhteydessä. Johtamisjärjestelmää koskeva kokonaispaketti tuodaan päätöksentekoon alkusyksyllä 2022. Samassa yhteydessä ratkaistaan myös täyttömenettelyt eli se, tuleeko sisäisiä täyttöjä vai avataanko paikkoja ulkoiseen hakuun.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Patrik Nygrén, puh. 040 511 4383

 etunimi.sukunimi@parainen.fi

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.

Pöytäkirja tarkastettiin tämän asian osalta kokouksessa.

 __________________