Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 15.05.2023/Pykälä 152

Kaupunginhallitus 15.05.2023 § 152  

251/00.01.01/2023  

Valmistelija IT-päällikkö Kai Kalliolevo, puh. 044 358 5934

 Hallintopäällikkö Hanna-Maria Grandell, puh. 050 473 9910

 etunimi.sukunimi@parainen.fi

Taustaa asialle

Tiedolla johtaminen eli ajantasaiseen ja merkittävään tietoon perustuva johtaminen ja päätöksenteko, osallisuuden edistäminen, uusien toimintatapojen ennakkoluuloton kehittäminen ja tasapainoinen kuntatalous asettavat uusia haasteita tietotekniikan hyödyntämiselle ja johtamiselle Paraisten kaupungissa.

Kyberturvallisuuteen liittyvien riskien vähentäminen ja mahdollinen poistaminen sekä käytettävissä olevan tietoteknisen osaamisen varmistaminen ja vahvistaminen myös häiriö- ja poikkeustilanteissa on tullut yhä merkittävämmäksi. Samaan aikaan EU:n tietosuoja-asetus eli GDPR ja sen perusteella laadittu tiedonhallintalaki ovat tuoneet paljon uusia vaatimuksia myös kunnille tietosuojaan ja -turvaan ja asianhallintaan liittyen.

Kaupunkistrategia edellyttää kaupungin palvelu- ja työprosessien uudistamista, sähköisten palvelujen kehittämistä ja digitalisaation hyödyntämistä. Tämän toteutumiseksi parhain mahdollisin tavoin tietotekniikan pitää suuntautua entistä enemmän toimialojen tukemiseen ja digitalisaation edistämiseen kaupungin palvelujen ja toiminnan kehittämisessä. Tietotekniikka on tulevaisuudessa nykyistä vahvemmin mahdollistaja-ei tukitoiminto.

Nykyisessä tavassa tuottaa kaupungin ICT-palvelut on tunnistettu riskejä. Viime vuosien aikana ovat erilaiset tietoturvauhat ja -hyökkäykset lisääntyneet kuntasektoria kohtaan. Myös pandemia-aika on korostanut riskejä, jotka liittyvät erityisesti kaupungin ja käytettävissä olevaan ICT-osaamiseen. Osaavan henkilöstön saatavuuden varmistaminen nähdään haasteena nyt ja tulevaisuudessa.

Tilanne Tieran Polun jälkeen

Kaupunginhallitus on jo aiemmin tehnyt päätöksen Tieran Polkuun liittyen (päätös kaupunginhallituksen oheismateriaalina).

Syksyn 2022 ja kevään 2023 aikana Paraisten kaupunki on siirtynyt Tieran Polku ‑vaiheen jälkeen Tiera Oy:n kanssa tietotekniikkapalvelujen neuvotteluvaiheeseen. Neuvotteluvaiheessa on käyty tiiviisti yhteistyössä läpi koko nykyinen palvelurakenne, työasemat, ohjelmistot ja IT-toiminnot kokonaisuudessaan. Koko IT-osaston henkilökunta on ollut neuvotteluissa ja selvittelytyössä tiiviisti mukana ja kaupungin johtoryhmä on pidetty ajan tasalla valmistelussa. Vastaavasti hallintopäällikkö ja talouspäällikkö ovat olleet IT-päällikön tukena valmistelussa.

Tiiviin neuvotteluvaiheen aikana on selvitetty palvelun kustannus sisältäen käyttäjäpalvelut, palvelunhallinta, palvelimen ja verkon käyttäjäpalvelut nykyiselle työasema- ja käyttäjämäärälle.

Neuvotteluvaiheen aikana on käyty läpi ja tarkennettu puitesopimus, palvelusopimus, palvelukuvaukset, siirrettävät sopimukset sekä henkilöstöä koskeva liikkeenluovutussopimus.

Tiera-palveluyhtiö

Tiera Oy on kuntien omistama tietotekniikan palveluyhtiö, jonka omistajiin myös Paraisten kaupunki lukeutuu. Omistajuuden mukanaan tuoma ns. in house-aseman mukaan kaupungin ei tarvitse kilpailuttaa hankintaa. Tällöin hankinta voidaan tehdä suorahankintana. Tällöin kyse on sidosyksikön kanssa tehtävästä yhteistyöstä, jossa sidosyksikön on toimittava hankintalain 15 §:n 5 momentin perusteella omistajansa etujen mukaisesti. Tällaisessa hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä toistaiseksi voimassa olevaksi eli jatkumaan etukäteen määräämättömän ajan. Tällainen liikkeenluovutus mahdollistaa toimintojen keskeytymättömän ja muutenkin häiriöttömän kehittämisen.

Vaikutukset henkilöstöön

Paraisten kaupungin tietotekniikan henkilökunnasta neljä olisi siirtymässä tässä mallissa liikkeenluovutukselle Tiera Oy:lle. Vastaavasti IT-päällikkö olisi jäämässä Paraisten kaupungin palvelukseen.

Paraisten kaupungin neljän hengen tiimi siirtyisi liikkeenluovutuksessa Tiera Oy:lle ns. vanhoina työntekijöinä. Valmistelussa on tehty tiivistä yhteistyötä kaupungin henkilöstöhallinnon ja Tieran henkilöstöosaston kanssa.

Tässä mallissa Tieralle siirtyvä henkilökunta jatkaisi työtään Paraisten kaupungin omistamassa tilassa ja mahdollisesti Tiera tulevaisuudessa keskittäisi toimintojaan enemmänkin Paraisille, jolloin tällä suunnitelmalla olisi myös positiivisia vaikutuksia nykyisten työpaikkojen säilymiseen ja jopa lisääntymiseen kaupungin alueella.

Yhteistoimintamenettely on hoidettu asianmukaisesti ja aikataulussaan. Henkilöstön osallistaminen ja hyvä tiedonkulku on varmistettu koko prosessin ajan kiitettävästi.

Tilaratkaisut

Tieran tavoitteena on tässä mallissa varmistaa lähipalvelut Paraisilla ja perustaa toimipiste Paraisille. Vanhoina työntekijöinä siirtyvät henkilöt tulisivat jatkossakin työskentelemään Paraisten kaupungin alueella, joko kaupungintalolla tai muussa tiloiltaan ja sijainniltaan sopivassa paikassa. Tieran tavoitteena on mahdollisesti jopa kasvattaa työpaikkojen määrää Paraisilla tulevaisuudessa.

Edut sopimuksessa Tieran kanssa

Päätöksentekoon valmistauduttaessa on haettu mallia, jossa turvattaisiin it-palvelut myös poissaolojen, yllättävien tilanteiden ja tietoturvariskien kannalta. Vastaavasti malli takaisi turvaa mahdollisessa kyberhyökkäyksessä. Paraisten kaupungin kannalta mahdollisessa ulkoistuksessa henkilöriskit pienenevät, monipuoliset ja nykytilannetta laajemmat asiantuntijaresurssit saadaan käyttöön ja laaja yhteistyöverkosto auttaa asioiden hoitoa. Siirtyvän henkilökunnan kehittymismahdollisuudet ovat nykyistä laajemmat ja monipuolisemmat. Käyttäjätuen saatavuus paranee ja palvelujen laatua mitataan säännöllisesti.

Sopimuksen sisältö tiiviisti

Tiera Oy on tarjonnut vaihtoehtoa, joka kattaa seuraavat palvelut. Tarkemmat tiedot löytyvät hintaliitteestä sekä palvelukuvauksista.

-          Tiera Ulkoistuspalvelut

-          Tiera AV-perustuki

-          Tiera Sovelluskauppa & Yritysportaali

-          Tiera O365 tuki-/palvelut

-          Tiera Hybridi-infrapalvelut

-          Tiera Tietoliikennepalvelut

-          Tiera Mobiililaitehallinta

-          Tiera Kevytlaitehallinta

Kokonaishinta

Jatkuvan palvelun kustannukset ovat 565 453,31 € vuodessa.
Transformaatioprojektin kertakustannus on arviolta 100 000 €.

Hintaerittely on esitetty sopimusluonnoksessa. Oheismateriaalissa on kuvattu kustannusvertailu yksityiskohtaisesti. Materiaali on esitelty kaupunginhallituksen iltakoulussa.
Yksityiskohtainen Tieran sopimuskokonaisuus on esityslistan liitteenä ei julkisena - siihen sisältyy yhtiön liikesalaisuutta.

Kunta-/asiakasreferenssit

Tiera Oy on tehnyt vuosien saatossa lukuisia onnistuneita sopimuksia kuntien kanssa palvelujen ulkoistamisesta/liikkeenluovutuksesta. Paraisten valmistelusta vastaavat viranhaltijat ovat tutustuneet laajasti malleihin ja olleet aktiivisesti yhteydessä myös kuntiin, jotka tämänkaltaisia liikkeenluovutuksia ovat toteuttaneet.

Siirtoprojekti ja sen aikataulu

Tiera Oy on esittänyt siirtoprojektille aikataulun, jonka mukaisesti palvelutuotanto voidaan ottaa haltuun ja siirtää vastaanottavaan yhtiöön. Liikkeenluovutus tapahtuisi arviolta syyskaudella 2023. Palveluiden siirtoprojekti voitaisiin vastaavasti käynnistää syksyllä 2023.

Paraisten kaupungin ICT kuvaus omana työnä

Paraisten kaupunki tuottaa tällä hetkellä itse ICT-palvelunsa. Kuluvana vuonna 2023 henkilöstöresurssit Paraisten ICT-palveluissa ovat seuraavat: IT-päällikkö, IT- pääsuunnittelija, IT-suunnittelija, IT-tukihenkilö 2 henkilöä eli yhteensä 5 henkilöä.

Mainittakoon että sosiaali- ja terveyspalveluiden siirryttyä pois kaupungin vastuulta vuoden 2023 alusta alkaen, siirrettiin yksi IT-asiantuntija Varsinais-Suomen hyvinvointialueen Varhan palvelukseen siirtymän helpottamiseksi.

ICT-resurssia on verrattu muutamiin naapurikuntiin:
Paimio: 5 henkilöä
Lieto: 4 henkilöä
Raisio: 8 henkilöä
Naantali: 7 henkilöä
Kaarina: 10 henkilöä

Tällä hetkellä Paraisten kaupungin ICT:n vastuulle kuuluvat seuraavat asiakokonaisuudet: Tietoteknisen ympäristön suunnittelu, ylläpitäminen ja kehittäminen, Käyttäjätuki, Kokonaisarkkitehtuurityö, Tietoturvasta huolehtiminen, Viestinnän kehittäminen tietoverkossa, Käyttöoikeuksien hallinta, Tietoteknisten laitteiden ja ohjelmistojen kilpailutus, hankinta ja ylläpito, IT-projektien asiantuntijatehtävät.

Tietohallinnon palveluita tuotetaan sekä omana työnä että ostopalveluina. Tyypillisiä ostopalveluita ovat erilaiset erityisosaamista vaativat konsultoinnit sekä pilvipalveluna toteutetut tietojärjestelmät. Kaikki loppukäyttäjien tukeen liittyvät tehtävät tuotetaan omin voimin, kahdella kielellä, ruotsiksi ja suomeksi.

Palkkakulut sivukuluineen ja ostopalveluineen oman tuotannon osalta on kuvattu yksityiskohtaisesti oheismateriaalissa.

Oma tuotanto vs. Tieran tarjoama ratkaisu

Nykyiset resurssit ICT-puolella ovat niukat, mutta normaalitilanteessa ostopalveluja hyödyntäen kohtuulliset. Poikkeustilanteet, kuten yhtäaikaiset poissaolot, äkilliset toimeksiannot toimialoilta tai yhtäaikaiset läsnäoloa vaativat toimet ulkosaariston puolella ovat pienessä yksikössä haastavia. Niukka resurssi voi aiheuttaa haasteita esimerkiksi sijaisuuksissa tai varajärjestelmässä. Jo kahden IT-palvelujen työntekijän yhtäaikainen poissaolo aiheuttaa viivettä ja vaikeuksia palvelujen ylläpitämiseen.

Paraisten kaupungin ICT-palvelut ovat toki erinomaisten työntekijöiden ansioista toimineet hyvin. Pitkän kuntakokemuksen omaavat työntekijät tuntevat kaupungin organisaation sekä sen kulttuurin hyvin, mikä on nähty merkittävänä etuna. Organisaation sekä sen piirteiden ja henkilöstön tuntemus on palvelujen laadun varmistamisen kannalta lisäarvo.

Sosiaali- ja terveyspalveluiden poistuminen kaupungin vastuulta helpotti ICT-puolen tilannetta siten, että useita kriittisiä järjestelmiä poistui kaupungin tietohallinnon vastuulta. Toisaalta työmäärä ei ole pienenemässä merkittävästi, koska kyseessä on yksi nopeimmin kehittyvistä aloista, jonka kehityksessä Paraisten kaupungin tulee olla aktiivisesti mukana. Uuden organisaation myötä toimialojen tulee kehittää toimintojaan ja prosessejaan.

Kuntien Tieralla on käytössä laaja asiantuntijoiden verkosto, joka toisi IT-palveluiden tuottamiseen varmuutta. Tämän lisäksi Kuntien Tieralla on paljon kokemusta kuntien IT-palveluiden kehittämisestä sekä digitalisaation edistämisestä, mistä olisi paljon hyötyä myös Paraisten kaupungille. Paraisten kaupungin pitää joko itse järjestettynä tai yhteistyössä ulkopuolisen kumppanin, kuten Kuntien Tieran, kanssa edistää IT-palveluiden kehittämistä sekä digitalisaatiota.

Kuntien Tiera Oy:n tarjoama ratkaisu vaikuttaa nykytilanteeseen suhteutettuna toimivalta, mikäli ICT-peruspalveluiden tuottamiseen ja kehittämiseen halutaan tehdä taloudellinen lisäpanostus. Kuntien omistamana in house -yhtiönä Tieralla on paljon kokemusta vastaavista ulkoistuksista ja malli näyttäisi toimivan myös Paraisten kokoisessa ja maantieteeltään erityisessä ympäristössä. Myös kielikysymykset on hyvin huomioitu Tieran tarjoamassa mallissa.

Huomioitavaa on myös se, että kaupungilla on vuosia ollut suunnitelmia panostaa digitalisaation kehittämiseen palkkaamalla tehtävään digiasiantuntija tai vastaava henkilöresurssi. Tästä on luovuttu säästösyistä, mutta Paraisten kehittämistyön mahdollistamiseksi tämä nähdään tulevaisuudessa välttämättömänä. Tämä kustannusvaikutus vuositasolla on n. 70 000 euroa lisää verrattuna nykytilanteeseen. Digikehittäjää tarvitaan riippumatta siitä, järjestetäänkö tietohallinnon palvelut nykymallilla tai Tieralle ulkoistamalla.

Naapurikuntien kanssa tehtävällä yhteistyöllä ei ole löydettävissä nopeaa/toimivaa ratkaisua asiaan. Ulkoistus ratkaisee pienen yksikön henkilöstöriskit, mutta on nykyistä mallia hintavampi vaihtoehto.

Yhteenveto

Paraisten kaupungin tulee nyt valita paras vaihtoehto, miten tulevaisuudessa IT-palveluja tuotetaan ja yksikköä kehitetään. Tarkastelussa ja valintaa tehtäessä tulee huomioida toimintavarmuus, kyberturvallisuus, laatu ja tarkoituksenmukaisuus, kehittämismahdollisuudet, henkilöstön riittävyys sekä kustannukset.

Tietohallinnon palvelut voidaan jatkossa tuottaa joko nykymallilla tai Tieralle ulkoistettuna.

IT-palvelujen tuottaminen yhteistyössä Kuntien Tieran kanssa olisi kalliimpi vaihtoehto kuin jatkaa IT-palvelujen tuottamista itse. Todettakoon, että mikäli kaupungissa halutaan edistää digitalisaatiota ja IT-palveluiden kehittämistä, ei kustannuksen nousuilta toisaalta voi välttyä kummassakaan vaihtoehdossa.

Paraisten kaupungin voimassa olevan hallintosäännön 17 §:n mukaan kaupunginhallitus vastaa sopimusten hallinnan ja sopimusvalvonnan järjestämisestä, antaa tarkemmat ohjeet sopimushallinnasta sekä määrää sopimusten vastuuhenkilöt omalla toimialallaan. Edelleen kaupungin hallintosäännön 18 §:n mukaan kaupunginhallitus päättää sopimusten ja sitoumusten tekemisestä, ellei päätöstä tee jokin muu kaupungin viranomainen.

IT-päällikkö Kai Kalliolevo on kutsuttu kokoukseen asiantuntijaksi tämän asian käsittelyn ajaksi.

Liite Sopimusluonnos (ei julkinen, sisältää liikesalaisuuksia)

Oheismateriaali Polku Tieraan -päätösasiakirjat

 Kaupunginhallituksen päätös 3.10.2022 § 242

 Kaupunginhallituksen iltakoulussa esitelty materiaali

Esittelijä Kaupunginjohtaja Patrik Nygrén, puh. 040 511 4383

 etunimi.sukunimi@parainen.fi

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää

1) merkitä tiedoksi Tieran tarjoaman ratkaisun

2) että Paraisten kaupunki tuottaa tietotekniikkapalvelut toistaiseksi omana työnä.

Päätös Keskustelun aikana Markku Orell esitti, että kaupunginhallitukselle laaditaan selvitys kaupungin it-toiminnoista perustuen esityslistatekstin yhteenvetokohdassa olevien uhkien selvittämiseen. Kaupunginhallituksen jäsenet Jarmo Takatupa, Staffan Åberg, Egon Nordström ja Maria Sainio kannattivat Markku Orellin ehdotusta.

Kaupunginhallituksen puheenjohtaja tiedusteli, voiko kaupunginhallitus olla yksimielinen tästä vastaehdotuksesta. Kaupunginhallitus hyväksyi tehtävän selvityksen yksimielisesti.

IT-tuki Ken Granström poistui kokouksesta asian käsittelyn ajaksi; osallisuusjääviys, töissä tietohallinnossa.

Kaupunginhallitus päätti

1) merkitä tiedoksi Tieran tarjoaman ratkaisun

2) että Paraisten kaupunki tuottaa tietotekniikkapalvelut toistaiseksi omana työnä

3) että kaupunginhallitukselle laaditaan selvitys kaupungin it-toiminnoista perustuen esityslistatekstin yhteenvetokohdassa olevien uhkien selvittämiseen.

Jakelu Tiera, tietohallinto, johtoryhmä

 __________________