Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 03.10.2022/Pykälä 242

Kaupunginhallitus 03.10.2022 § 242  

1254/07.00.01/2022  

Valmistelija Hallintopäällikkö Hanna-Maria Grandell, puh. 050 473 9910

 etunimi.sukunimi@parainen.fi

Osana Paraisten kaupungin vuoden 2023 alussa voimaan tulevaa organisaatiouudistusta on käyty keskustelua kaupungin IT-palvelujen tuottamisesta tulevaisuudessa. On pohdittu mahdollisuutta osittaiseen tai kokonaisvaltaiseen palvelun ulkoistamiseen. Erityisesti keskiössä ovat olleet digitalisaation kehittäminen, tiedolla johtaminen sekä haasteet myös tietotekniikan hyödyntämiselle ja johtamiselle ja kehittämiselle.

Kyberturvallisuuteen liittyvien riskien vähentäminen ja mahdollinen poistaminen ja käytettävissä olevan tietoteknisen osaamisen varmistaminen ja vahvistaminen myös häiriö- ja poikkeustilanteissa on tullut yhä merkittävämmäksi. EU:n tietosuoja-asetus eli GDPR ja sen perusteella laadittu tiedonhallintalaki ovat tuoneet paljon uusia vaatimuksia myös kunnille tietosuojaan ja -turvaan ja asianhallintaan liittyen. Vastaavasti kaupungin organisaatio on kovin ohut, kun hyvinvointialueelle siirrettiin yksi henkilö ja jatkossa kaupungilla on viisi työntekijää aiemman kuuden sijaan.

Kaupungin uusi strategia edellyttää kaupungin palvelu- ja työprosessien uudistamista, sähköisten palvelujen kehittämistä ja digitalisaation hyödyntämistä. Jotta tämä toteutuisi parhaalla mahdollisella tavalla, pitää kaupungin oman tietotekniikan toimintaa siirtää entistä enemmän toimialojen tukemiseen ja digitalisaation edistämiseen kaupungin palvelujen ja toiminnan kehittämisessä. Tietotekniikka on tulevaisuudessa mahdollistaja eikä vain tukitoiminto.

Kuntien Tiera Oy (Tiera) on nykyisin johtava kuntien tietotekninen kumppani. Tiera on yli 330 kuntatoimijan omistama, voittoa tavoittelematon yhteiskunnallinen yritys. Yhtiön omistajina ovat kunnat, kuntayhtymät ja kuntien omistamat yhtiöt. Paraisten kaupunki on Tieran omistaja. Tiera tarjoaa palveluitaan vain omistajilleen.

Kaupunki on syksyn aikana selvittänyt Tieran kanssa mahdollista kumppanuusmallia. Tarkoituksena oli käydä läpi nykytilanne, haasteet sekä kehittämistarpeet ja -tavoitteet liittyen tietotekniikan palvelutuotantoon, tietohallintoon ja digitalisaatioon.

Kaupunki on analysoinut tavoitteitaan Tiera-kumppanuudelle. Keskiössä on saada talouteen, tietotekniikan henkilöihin ja heidän osaamiseensa sekä osaamiseen ja tietoturvallisuuteen samoin kuin kaupungin tuottamien palvelujen jatkuvuuteen liittyvät riskit entistä paremmin hallintaan. Vastaavasti tavoitteena on kustannustehokkuuden parantaminen niin kaupungin toiminnassa kuin tietoteknisessä toiminnassa; toimialoja tukevaan digitalisaation koordinointiin ja jalkauttamiseen tarvitaan ehdottomasti nykyistä enemmän resursseja.

Asiakaslähtöisyyden entistä parempi huomiointi kaupungin palvelujen kehittämisessä on erittäin tärkeää. Tarvitsemme uusia tietoteknisiä ratkaisuja ja tukea tietotekniikan henkilöstölle, samoin hyvää ja tasalaatuista palvelua sekä ratkaisukykyisiä tietoteknisiä palveluja myös erilaisissa poikkeustilanteissa. Haluamme varmistaa toimintojen tuottamisen mahdollisten sairauspoissaolojen, virkavapauksien, lomien ja yllättävien tilanteiden varalle. Vastaavasti meillä on intressi kehittää ja varmistaa henkilökunnan osaamista nyt ja tulevaisuudessa.

Polku Tieraan -kumppanuusmallin selvittely aloitettiin tänä syksynä. Syksyllä pidettiin johdon työpaja, jonka jälkeen asiaa on käsitelty useassa työpajassa. Asia on esitelty myös kaupungin johtoryhmässä ja valtuustoseminaarissa. Prosessista on informoitu erikseen kaupungin tietotekniikan työntekijöitä. Asiaa tullaan käsittelemään myös kaupungin yhteistoimintaryhmässä.

Kumppanuusmallin seuraava vaihe olisi sopimusneuvotteluvaihe. Kaupunginhallitus on nyt päättämässä, ryhtyykö kaupunki neuvottelemaan kumppanuussopimuksesta Tieran kanssa.

Sopimusneuvotteluissa tarkennettaisiin selvityksen tuloksia ja laadittaisiin mm. vastuumatriisi, asiakaskohtainen ratkaisukuvaus sekä puite-, palvelu- ja projektisopimuspohjat. Sopimusneuvottelut kestäisivät noin kaksi kuukautta. Neuvotteluissa valmisteltaisiin kumppanuussopimus mainittuine yksityiskohtineen.

Neuvottelut eivät velvoittaisi vielä Paraisten kaupunkia eivätkä aiheuttaisi sille kustannuksia. Ne olisivat kaupungille riskittömät. Neuvottelujen jälkeen kaupunki ratkaisisi, tekisikö se kumppanuussopimuksen Tieran kanssa vai raukeaisiko asia.

Tietotekniikkayksikön henkilöstöä on informoitu valmistelusta säännöllisesti työpaikkakokouksissa ja mikäli asiat etenevät, tullaan järjestämään erillisiä infoja ja henkilöstökokouksia asiaan liittyen.

Oheisaineistona on kokoukseen osallistuville Polku Tieraan -kumppanuusmallia koskeva selvitys. Tieran mukaan se sisältää liikesalaisuuksia. Liikesalaisuudet ovat salassa pidettäviä.

Oheismateriaali Polku Tieraan - salassa pidettävä liikesalaisuuksien vuoksi

Esittelijä Kaupunginjohtaja Patrik Nygrén, puh. 040 511 4383

 etunimi.sukunimi@parainen.fi

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää

1) merkitä Polku Tieraan -selvityksen tiedoksi

2) kaupungin siirtyvän neuvotteluvaiheeseen Tieran kanssa

3) edellyttää, että asia tuodaan varsinaiseen päätöksentekoon vielä kuluvan vuoden aikana.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.

IT-päällikkö Kai Kalliolevo ja hallintopäällikkö Hanna-Maria Grandell toimivat asiantuntijoina kokouksessa tämän asian käsittelyn ajan.

Jakelu IT-päällikkö, hallintopäällikkö, talouspäällikkö, johtoryhmä, Kuntien Tiera

 __________________