Kaupunginvaltuusto
Pöytäkirja 25.04.2022/Pykälä 39

275/07.00.00/2021

Kaupunginvaltuusto 16.03.2021 § 23

Päätös Kaupunginvaltuusto merkitsi seuraavan aloitteen tiedoksi:

"Tällä hetkellä kokouspöytäkirjat ovat netissä esillä 2 vuotta. Tämä on liian lyhyt aika, koska esimerkiksi aloitteet eivät aina tule käsiteltyä tavoiteajassa. Luottamushenkilöiden ja esimerkiksi median työtä hankaloittaa, kun pöytäkirjoja pitää tilata erikseen. On tarpeellista, että pöytäkirjat ovat kauemmin nähtävillä.

Lisäksi on tarpeellista luoda palvelu, jossa aloitteet olisivat nähtävissä samalla tavalla kuin Vaasan kaupungissa, niin että on helppo seurata missä aloite menee.

https://www.vaasa.fi/tietoa-vaasasta-ja-seudusta/vaasan-kaupungin-organisaatio-ja-paatoksenteko/paatoksenteko/paattajat-ja-valmistelijat/kaupunginvaltuusto/valtuustoaloitteet/2020-valtuustoaloitteet/

 Esitys: Kokouspöytäkirjat pidetään näkyvillä kotisivuilla 6 vuotta. Luodaan kotisivuille palvelu, josta voi seurata aloitteiden etenemistä."

 __________________

Kaupunginhallitus 28.03.2022 § 91 

Valmistelija Hallintopäällikkö Hanna-Maria Grandell, puh. 050 473 9910

 etunimi.sukunimi@parainen.fi

Paraisten kaupungin hallintoon liittyen erinäisiä kehittämishankkeita on lähdetty viemään syksystä 2021 lähtien eteenpäin. Osana tätä kehittämistyötä on äskettäin uusittu ohjeistus aloitteiden käsittelyä koskien. Tällä pyritään tehostamaan aloitteiden käsittelyaikatauluja ja tuomaan tähän työhön entistä enemmän suunnitelmallisuutta ja jämäkkyyttä. Tämä myös omalta osaltaan lyhentää aloitteiden käsittelyaikatauluja.

Suomessa kaupungeilla on vaihtelevia käytäntöjä siitä, kuinka kauan pöytäkirjat ovat nähtävillä yleisessä tietoverkossa. Pääasiallisesti nähtävilläoloaika vaihtelee 2 ja 4 vuoden välillä. Joissakin yksittäisissä kaupungeissa nähtävilläolo on jopa 6 vuotta.

Esityslistat julkaistaan Paraisten kaupungin verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä. Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kaupungin asukkaiden tiedonsaanti-intressit. Erityisestä syystä verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksittäinen kokousasia. Salassa pidettävän asian osalta julkaistaan otsikko sekä salassapidon peruste.

Hallintosääntöön on mahdollista kirjata keskeiset periaatteet sekä tarkentavat määräykset tietosuojasta kunnan verkkoviestinnässä. Kaupunginhallitus voi antaa ohjeet verkkoviestinnästä. Toimielimet voivat kuitenkin viime kädessä itse päättää viestinnästä ja valmistelun julkisuuden toteuttamisesta omiin asiakirjoihinsa liittyen. Toimielimen vastuulla on luoda omalla toimialallaan edellytykset läpinäkyvälle toiminnalle asioiden valmistelussa ja päätöksenteossa.

Kuntalain 140.1 §:n mukaan valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan sekä kuntayhtymän 58 §:n 1 momentissa tarkoitetun toimielimen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.

Paraisten kaupunki voisi ottaa käytänteen, jossa kokouspöytäkirjat säilytetään tästä eteenpäin netissä 4 vuotta. Kuntaliitto on antanut asiasta suosituksen, jossa pöytäkirjoja pidetään netissä vähintää kahden vuoden ajalta. Kahden vuoden suositus pöytäkirjojen pitämistä koskevaksi ajaksi perustuu pitkälti siihen, että pöytäkirjat aina sisältävät jonkin verran henkilötietoja, jolloin säilyttäminen voisi luoda riskin muodostaa eräänlaisia "luvattomia" henkilörekistereitä. On todettava, että kaupunginhallitus viime kädessä vastaa tietosuojasta. Periaatteessa nykyisiä Dynasty 10:ssä luotuja pöytäkirjoja voitaisiin alkaa säilyttää pidempään netissä, sillä järjestelmän mustaustoiminnot sekä myös oma henkilötietojen käsittelyyn liittyvä osaaminen on varsin korkealla tasolla.

Kokonaisuudessaan kaupunki käyttää kokouksissaan Innofactorin toimittamaa Dynasty 10 -järjestelmää. Ei ole mitään estettä jatkossa säilyttää pöytäkirjoja verkossa 2 vuotta pidempään. Esimerkiksi säilyttäminen netissä tästä eteenpäin 4 vuoden ajan voisi edustaa keskiarvoa ja toisi avoimuutta päätöksentekoon. Tämä säännös tulisi sisällyttää nyt uudistettavaan hallintosääntöön. Tietosuojasäännökset ja henkilötiedot huomioiden tätä ei voida kuitenkaan ottaa käyttöön siten, että tästä päivästä taaksepäin julkaistaisiin pöytäkirjoja esimerkiksi neljän vuoden ajalta. Tämä aiheuttaisi käsittämättömän suuren työtaakan, jota ei tässä tilanteessa voida toteuttaa tietosuojaa vaarantamatta.

Aloitteiden osalta osa kaupungeista on ottanut käyttöön seurantatyökaluja aloitteiden käsittelyä koskien. Alkuvaiheessa voitaisiin ainakin lisätä säännöllisesti kooste kotisivuille, jossa näkyy aloitteiden reaaliaikainen tilanne ja vastuuvalmistelijat. Aloitteiden seurantatyökaluja voisi selvittää yhteistyössä kotisivujen toimittajan kanssa. Tällainen on täysin mahdollista ja osa demokratian toimivuutta. Tämä lisäisi varmasti omalta osaltaan asukkaiden kiinnostusta kaupungin päätöksentekoa kohtaan.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Patrik Nygrén, puh. 040 511 4383

 etunimi.sukunimi@parainen.fi

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää merkitä tiedoksi hallintopalvelujen selvityksen aloitteiden seuraamista ja pöytäkirjojen nähtävillä pitämistä koskien ja esittää valtuustolle aloitteen merkitsemistä loppuun käsitellyksi.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.

Jakelu Kaupunginvaltuuston päätöksen jälkeen: Johtoryhmä, aloitteen tekijä

 __________________

Kaupunginvaltuusto 25.04.2022 § 39  

361/07.00.00/2022  

Päätösehdotus Kaupunginvaltuusto 
1) päättää hyväksyä aloitteelle annetun selvityksen ja
2) toteaa aloitteen loppuun käsitellyksi.

Päätös Kaupunginvaltuusto

1) päätti hyväksyä aloitteelle annetun selvityksen ja
2) totesi aloitteen loppuun käsitellyksi.

Jakelu Johtoryhmä, asiahallinnan työryhmä, aloitteen tekijä

 __________________